| Inhaltsverzeichnis |
Wichtiger Hinweis: Beim der Einrichtung von isidocs haben Sis zwei Benutzer angelegt: Den Administrator (automatisch angelegt mit "ADM") und einen normalen Benutzer. Für die nächsten Schritte melden Sie sich als Administrator an. Normale Arbeiten sollten Sie mit dem eingerichteten Benutzer durchführen!
Allgemeine Strategie: Erster Schritt ist es, sich zu überlegen, wie Sie Ihre Regale nutzen. da gibt es drei Strategien: wenige Regale, viele Ordner oder mehr Regale und weniger Ordner pro Regal - oder "der große Karton". Grundüberlegung hierbei: um wie viele Dokumente geht es? Sind es pro Jahr nur wenige hundert, kann man getrost ein Regal Buchhaltung anlegen, und in dem ist dann pro Jahr ein Ordner. In isidocs können Sie jederzeit einen Filter auf die angezeigte Liste setzen, um dann z.B. die Anzeige auf alle Dokumente für einen Monat einzuschränken - damit können Sie "den großen Karton" bändigen. Fangen Sie mit einer Grundstruktur eines Bereiches an, organisieren Sie zum Beispiel als Erstes die Unterlagen für Ihr Auto. Fangen wir mit der Rechnung der Versicherung an. Ein Regal "KFZ", mit einem Ordner des Kennzeichens und der Jahreszahl dahinter. Gleichzeitig braucht man bestimmte Dokumente, z.B. die Rechnungen für die Steuererklärung. isidocs bietet zwei verschiedene Herangehensweisen: Entweder erzeugen Sie einen weiteren Ordner "Eingangsrechnungen 2020" im Regal "Eingangsrechnungen" und legen einen weiteren Verweis der Rechnung darin ab. Markieren Sie diese Verweise als "verbundene Verweise". Wenn Sie jetzt auf dem Verweis im Ordner "Eingangsrechnungen 2020" eine Notiz machen, z.B. "bezahlt am xx.xx.xxxx", dann ist diese Information auch auf dem Verweis im KFZ-Ordner zu sehen.
Ordner und Regale anlegen Klicken Sie auf das Symbol mit dem Zahnrad. Es öffnet sich das Fenster mit den Einstellungen. Wechseln Sie auf den Reiter "Standardlisten", klicken Sie auf Regale, im folgeden Fenster auf "+". Haben Sie alle benötigten Regale angelegt, machen Sie das gleich mit dem Knopf "Ordner. Beim Anlegen eines Ordners müssen Sie auswählen, in welchem Regal er steht. Sie können dieses Reagl später nach belieben wieder ändern, d.h. Sie können den Ordner in Regalen verschieben. Das geht einmal über diesen Dialog, das geht aber noch angenehmer im Schnellüberblick. Dort können Sie den Ordner direkt mit der Maus zwischen Regalen verschieben.
Als Alternative: Dokumente in Mappen zusammenfassen. Legen Sie sich eine Mappe an, z.B. "Steuererklärung 2020". Als Mappentyp können Sie z.B. "Steuererklärungen" wählen, damit können Sie in der Liste der Mappen jederzeit darauf filtern. In diese Mappe kopieren Sie jetzt den Verweis aus dem Ordner "Eingangsrechnungen 2020". Mappen haben den Vorteil, dass sie Verweise bündeln und dass man Termine für ganze Mappen festlegen kann, also z.B. vergeben Sie für die eben angelegte Mappe eine Erinnerung zum Jahresende.
Der große Karton: Auch diese Möglichkeit unterstützt isidocs. Sie haben nur ein Regal "KFZ", da drin steht nur ein einsamer Ordner mit dem Kennzeichen. Alles, was kommt, legen Sie in diesem Ordner ab. Bedingung dafür: Die Belegdaten müssen stimmen, und Sie ordnen den Verweisen noch mindestens eine Dokumentenart, besser auch noch einen Kontakt zu.
Dokumentenarten: Erzeugen Sie Dokumentenarten, die bei Ihnen vorkommen. Das können Eingangsrechnungen, Tankquittungen, Stundennachweise, Verträge, Schriftstücke, etc. sein.
Kontakte: Legen Sie sich alle die Menschen oder Firmen an, von denen Sie Unterlagen bekommen oder denen Sie welche schicken. Im Beispiel unserer Eingangsrechnung erzeugen Sie eine Adresse Ihrer Versicherung. Beim Eintrag reicht ein Name, Sie sollten aber auch einen sogenannten Matchcode vergeben: Das kann z.B. die Versicherungsagentur sein, die sie betreut. Bei der Eingabe eines Verweises sucht isidocs nach beiden Begriffen, Zuordnungen werden so einfacher.
Dokumente einlesen: (jetzt sollten Sie sich als normaler Benutzer anmelden!)Mit den eben gemachten Einstellungen können Sie anfangen, isidocs mit PDF-Dokumenten zu befüllen. Das geht auf mehreren Wegen:
Wie finden Sie was? Wenn wir das obige Beispiel nehmen, wie finden Sie dann diese Rechnung? Öffnen Sie im Haupmenü den "Schnellüberblick", das ist die Schalfläche mit dem Blitz. Dazu fahren Sie mit der Maus über das Symbol der Ordner im Regal. Im ausklappenden Fenster sind dann alle Suchoptionen.
Jetzt nur das Regal KFZ anklicken, es erscheint der Jahresordner. Den anklicken: da ist sie. Wenn Sie den "großen Karton" favorisiert haben, dann ist es immer noch einfach: Starten Sie die normale Suche, wählen das Regal mit allen Ordnern/Unterlagen KFZ, und schränken Sie die Anzeige dann auf den gewünschten Zeitraum ein. Eine weitere Verfeinerung ist dann möglich über die Auswahl eines Dokumententypes und/oder eines Kontaktes. Voila - da ist die gesuchte Rechnung. Haben Sie eine Mappe angelegt (mehr dazu weiter unten), ist es gar kein Problem: Mappe öffnen.
Weitere Verfeinerungen bei der Suche: isidocs erlaubt noch auf mehreren Ebenen, das Finden zu verbessern: Jedem Verweis können Sie ein oder mehrere Etiketten (Tags) zuweisen, im obigen Beispiel könnten Sie der Rechnung das Etikett "noch zahlen" zuweisen, und wenn Sie die Rechnung überwiesen haben, entfernen Sie das Etikett wieder. Auch möglich: isidocs führt bei Suchen auch immer eine Suche über den Titel, die Bemerkung und das Notizfeld durch. Ist das eingelesene Document OCR-erkannt und entspricht dem PDF-Standard, dann hat isidocs den Text ausgelesen und nutzt ihn auch für die Suche. Hier haben wir dann das "Nadel im Heuhaufen"-Prinzip: Suchen nach bestimmten Begriffen sind dann wenig sinnvoll, weil der Begriff in fast jedem Dokument vorkommt.